Fahrtenbuch führen: So geht es richtig

Ein Fahrtenbuch ist eng mit dem Firmenwagen verbunden, denn nicht selten wird dieser über die Fahrtenbuchmethode versteuert. Was aber muss im Fahrtenbuch stehen, welche Formen gibt es – und wie wird es korrekt geführt? Wir erklären es dir.

Was ist ein Fahrtenbuch?

In einem Fahrtenbuch werden alle Autofahrten akribisch festgehalten. Bei Firmenwagen kann dadurch neben geschäftlichen Fahrten auch der genaue Anteil aller privat durchgeführten Strecken ermittelt werden. Entscheidend ist das vor allem für die Besteuerung des Fahrzeugs. Gut zu wissen: Nutzt du deinen Firmenwagen nur selten für private Zwecke, kannst du dank des Fahrtenbuchs ordentlich Steuern sparen!

Wann muss ich ein Fahrtenbuch führen?

Fährst du einen Firmenwagen und nutzt diesen auch für private Fahrten, lohnt es sich, ein Fahrtenbuch zu führen. Eine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs gibt es aber nur, wenn du deinen Dienstwagen über die Fahrtenbuchmethode versteuerst oder die Polizei es anordnet. Wann das der Fall sein kann, erklären wir bei der Beantwortung der Frage, wer verpflichtet ist, ein Fahrtenbuch zu führen weiter unten genauer.

Welche Formen von Fahrtenbüchern gibt es?

Bis heute werden viele Fahrtenbücher handschriftlich ausgefüllt. Dafür benötigst du ein gebundenes Heft, welches samt Stift im Auto aufbewahrt wird. Anstatt versteckt und gut aufgeräumt im Handschuhfach, eignet sich die Ablage in der Fahrertüre am besten. So siehst du dein Fahrtenbuch schon beim Einsteigen und hast es zur regelmäßigen Dokumentation direkt zur Hand. Doch Vorsicht: Nachträgliche Korrekturen müssen klar erkennbar sein. Außerdem darfst du keine Leerzeilen oder lose zusammengefügte Blätter verwenden.

Sehnst du dich nach einer intuitiveren Nutzung des Fahrtenbuchs, könnten elektronische Alternativen das Richtige für dich sein. Einzige Voraussetzung: Die digitalen Einträge dürfen sich im Nachhinein nicht verändern lassen. Auf Fahrtenbücher aus Excel-Tabellen oder anderen selbsterstellten Dateiformaten sowie Tonbandaufnahmen solltest du daher verzichten. Diese sind für offizielle Aufzeichnungen verboten. Stattdessen gibt es mittlerweile einige Smartphone-Apps oder elektronische Fahrtenbücher, die bei manchen Fahrzeugen bereits fest im Navigationssystem integriert sind. Einige Varianten funktionieren zudem über Stecker in der Bordsteckdose. Dank des automatischen Zugriffs auf den Kilometerstand und das GPS-Signal werden aufwendige, handschriftliche Dokumentationen auch hier überflüssig! Praktisch, ja – problematisch wird es aber bei einem Fahrzeugwechsel. Apropos: Leasingübernahme – Darauf solltest du unbedingt achten

Wer ist verpflichtet ein Fahrtenbuch zu führen?

Ob angestellt oder selbstständig: Für einen Firmenwagen zahlst du Steuern. Verwendest du das Dienstauto zumindest gelegentlich für private Fahrten, solltest du zur Dokumentation aller Strecken ein Fahrtenbuch führen. So wird genauestens erfasst, wie viele Kilometer du wirklich zurücklegst – und vor allem: warum. Das verhindert einerseits, dass dir im Vergleich zu anderen Mitarbeiter:innen ohne Firmenwagen ein geldwerter Vorteil entsteht. Denn nur tatsächliche Geschäftsfahrten gelten als betriebliche Ausgaben. Nutzt du dein Fahrzeug nur selten oder gar nicht für private Zwecke, dienen die Aufzeichnungen andererseits als offizieller Nachweis. Bei deinem Finanzamt vorgelegt, helfen sie, unnötige Steuern zu sparen. Lies hierzu: Dienstauto-Knigge – Firmenwagen richtig versteuern

Davon abgesehen, können Fahrtenbücher auch polizeilich angeordnet werden. Das ist meist bei ungeklärten Verkehrsordnungswidrigkeiten der Fall. Zu einer vollständigen, wahrheitsgemäßen Aufzeichnung aller Routen bist du dann tatsächlich verpflichtet.

Wie detailliert muss ein Fahrtenbuch sein?

Ortsangaben sind zwar wichtig, reichen aber noch lange nicht aus. Bei betrieblichen Fahrten werden noch weitere Details fällig. So musst du auch immer den Namen des besuchten Geschäftskontaktes festhalten. Ob es sich dabei um einen/eine Kunden/Kundin oder einen/eine Gesprächspartner:in handelt, hat keinen Einfluss auf die Dokumentationspflicht. War keine Person der Auslöser für die unternommene Fahrt, muss stattdessen eine nachvollziehbare Begründung aufgeführt werden. Dasselbe gilt für erkennbare Umwege. Eine Erleichterung gibt es jedoch: Fährst du regelmäßig das gleiche Ziel an, sind schlüssige Abkürzungen erlaubt.

Wie überprüft das Finanzamt das Fahrtenbuch?

Das Fahrtenbuch richtig zu führen, ist allein deswegen wichtig, weil es das Finanzamt überprüft – und das sogar sehr streng. Bei nachträglichen Korrekturen, unwahren Angaben oder anderen erkannten Mängeln wird dieses als steuerlich unwirksam bewertet. Für die Besteuerung greifen dann pauschale Berechnungen mittels 1%-Regelung oder Schätzungen. Auch interessant: Besteuerung von Dienstwagen – Das ändert sich 2023

Für die richtige Nutzung eines Fahrtenbuchs sind regelmäßige, lückenlose Einträge das A und O. Diese erfolgen immer fortlaufend, in zeitlich korrekter Reihenfolge. Außerdem gilt das Prinzip der Unveränderlichkeit: So darfst du Strecken weder vergessen oder bewusst weglassen noch nachträglich ergänzen.

Doch auch bei den Angaben selbst gibt es einiges zu beachten. Grundsätzlich benötigst du pro Pkw ein eigenes Fahrtenbuch, in dem du das amtliche Kennzeichen festgehalten ist. Ebenfalls wird der jährliche Kilometerstand dokumentiert. Hierfür notierst du die exakten Werte vom ersten und letzten Tag des Jahres und berechnest die daraus resultierende Differenz.

Alle betrieblichen Fahrten müssen zudem mit dem Namen des Fahrenden, dem Datum sowie dem exakten Kilometerstand versehen werden. Ebenfalls wird die Reiseroute mitsamt Adressen des Abfahrt- und Zielorts und dem Zweck der Autonutzung dokumentiert. Bei privaten Fahrten genügen Datum und Reiseziel sowie die Anzahl der gefahrenen Kilometer. Steuerlich existieren neben geschäftlichen und privaten Routen jedoch noch weitere Unterscheidungen: So solltest du vermerken, falls es sich um die Strecke zwischen Wohnort und Arbeitsstätte oder zu deinem Zweitwohnsitz handelt. Auch interessant: Auto ummelden? Mit dieser Checkliste geht’s kinderleicht!

Wie wird ein elektronisches Fahrtenbuch geführt?

Unpraktische, schriftliche Aufzeichnungen sind mittlerweile überflüssig: Dank Apps wird die Dokumentation spürbar erleichtert! Denn entscheidende Pflichtangaben wie Datum und Uhrzeit, gefahrene Kilometer oder der Start- sowie Zielort werden automatisch ermittelt. Ebenfalls ist das Verlustrisiko deutlich geringer! Die digitalen Aufzeichnungen werden bis zu zehn Jahre gespeichert. Und auch die weitere Verarbeitung der Daten ist denkbar unkompliziert. Wird die Steuer fällig, lassen sich alle Daten direkt ans Finanzamt oder in ein Steuerprogramm übertragen. Apropos digital: Interessiert an Online-Flottenmanagement? Das Auto Abo für Gewerbe- und Geschäftskunden

Als Besitzer:in eines Firmenwagens musst du nicht zwingend ein Fahrtenbuch für die steuerliche Erfassung führen. Alternativ ist eine pauschale Besteuerung mittels der 1%-Regelung möglich. Bist du angestellt, darf dein Arbeitgeber über das genutzte Verfahren entscheiden. Unternehmen bevorzugen wegen der unkomplizierten Abwicklung meist die 1%-Regelung, um sich und dir Kontrollen und regelmäßige Eintragungen zu ersparen.

Als Arbeitnehmer:in zahlst du dabei unter Umständen allerdings ordentlich drauf. Fährst du nur selten private Strecken oder hast ein Auto mit einem hohen Bruttolistenpreis, lohnen sich Fahrtenbücher für dich mehr! In solch einem Fall solltest du deine Fahrten in jedem Fall dokumentieren, um dir zu viel gezahlte Steuern zurückzuholen. Denn auf Basis des prozentualen Regelsatzes muss monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises versteuert werden. Obendrauf kommen 0,03 Prozent pro gefahrenen Kilometer zur Arbeitsstätte. Für Angestellte mit einer weiten Anfahrt ein klarer Nachteil! Auch interessant: Auto privat vermieten – So funktioniert privates Carsharing

Erkennt das Finanzamt dein Fahrtenbuch nicht an und berechnet die Steuer anhand der 1%-Regelung, sind meist hohe Nachzahlungen fällig. Werden dir Mängel aufgrund falscher Angaben nachgewiesen, machst du dich sogar strafbar! Als Arbeitnehmer:in haftest du für diese Angaben selbst.

Führst du hingegen ein polizeilich angeordnetes Fahrtenbuch nicht richtig, drohen Bußgelder. Diese liegen bei rund 100 Euro. Alternativ darf ein Punkt in Flensburg vergeben werden. Als Ordnungswidrigkeit gelten dabei sowohl lückenhafte als auch fehlende oder verlorene Aufzeichnungen.

Du siehst: Ein Fahrtenbuch richtig zu führen, ist gar nicht so einfach – und kann bei Missachtung der Regeln schwerwiegende Folgen haben. Das Gute: Mit einem Firmenwagen im Abo fällt viel Bürokratie weg und du kannst dich voll und ganz auf das Eintragen deiner Daten in ein Fahrtenbuch kümmern. Interessiert?