RatgeberFahrtenbuch führen: Darauf kommt es an

Ein Fahrtenbuch dokumentiert alle Fahrten eines Fahrzeugs, einschließlich Datum, Kilometerstand, Ziel und Zweck, um private bzw. berufliche Nutzung nachzuweisen. Es muss in Deutschland ordnungsgemäß geführt werden, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Ein Fahrtenbuch sollte folgende Angaben enthalten:

• Datum und Uhrzeit: Beginn und Ende jeder Fahrt
• Kilometerstand: vor und nach jeder Fahrt
• Reiseziel und Reisezweck: genaue Adresse und Grund der Fahrt
• Name des Fahrenden: Vor- und Nachname
• Unterschrift: nach jeder Fahrt

Das Finanzamt stellt keine Mustervorlage zur Verfügung, um ein Fahrtenbuch korrekt zu führen, aber diese Angaben sind essenziell für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch.

Es ist wichtig, dass das Fahrtenbuch lückenlos geführt wird und so, dass im Nachhinein keine Änderungen mehr möglich sind. Elektronische Fahrtenbücher müssen dementsprechend sicherstellen, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder dokumentiert sind.

Fahrtenbuch richtig führen: Ein Beispiel

Ein Fahrtenbuch muss in Deutschland präzise und vollständig geführt werden. Hier ist ein Beispiel, wie ein Eintrag in ein richtig geführtes Fahrtenbuch aussehen könnte:

Dieses Beispiel zeigt, wie die Einträge in einem Fahrtenbuch strukturiert sein sollten, um den Anforderungen des Finanzamts zu entsprechen. Es ist wichtig, dass die Einträge direkt nach jeder Fahrt eingetragen werden.

Ob du ein Fahrtenbuch führen musst, hängt von bestimmten Bedingungen ab:

1. Fahrtenbuch führen wegen Firmenwagen: Wenn du deinen Dienstwagen über die Fahrtenbuchmethode versteuern möchtest, musst du als Buchungsgrundlade ein Fahrtenbuch führen.
2. Fahrtenbuch führen wegen Verkehrsverstoß: Wenn die Polizei es nach einem Verkehrsverstoß anordnet, dann musst du ein Fahrtenbuch führen. 

Wenn du also einen Firmenwagen fährst und diesen auch privat nutzt, kann es sinnvoll sein, ein Fahrtenbuch zu führen. Eine Pflicht dazu besteht jedoch nur, wenn du deinen Dienstwagen über die Fahrtenbuchmethode versteuerst oder wenn die Polizei es anordnet. 

Egal, ob Angestellte:r oder Unternehmer:in: Für einen Firmenwagen fallen Steuern an. Nutzt du das Dienstauto auch privat, solltest du alle Fahrten dokumentieren. So kannst du genau nachweisen, wie viele Kilometer du gefahren bist und aus welchem Grund. Dies verhindert, dass dir im Vergleich zu Kollegen ohne Firmenwagen ein geldwerter Vorteil entsteht, da nur tatsächliche Geschäftsfahrten als betriebliche Ausgaben gelten. 

Wie lange musst du ein Fahrtenbuch führen?

Wie lange du ein Fahrtenbuch führen musst, hängt wieder von bestimmten Bedingungen ab, wieso du ein Fahrtenbuch überhaupt führst.

• Steuerliche Zwecke bei Firmenwagen: In diesem Fall gibt es keine feste Dauer, für die das Fahrtenbuch geführt werden muss. Es sollte jedoch mindestens für den gesamten Veranlagungszeitraum geführt werden, in dem das Fahrzeug genutzt wird
• Fahrtenbuch führen wegen Verkehrsverstoß: Die Dauer dieser Auflage variiert je nach Schwere des Verstoßes und liegt im Ermessen der Behörde. Typische Zeiträume sind: sechs Monate für weniger schwere Verstöße wie das Fahren über eine rote Ampel oder das Missachten eines Überholverbots oder ein Jahr bei schwereren Verstößen wie Geschwindigkeitsüberschreitungen oder Nichteinhaltung des Sicherheitsabstands. In außergewöhnlichen Fällen kann die Auflage auch bis zu drei Jahre dauern, beispielsweise bei Unfallflucht.

Nach der Nutzung eines Fahrtenbuchs für steuerliche Zwecke muss dieses in Deutschland grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden, um den steuerlichen Anforderungen zu genügen. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde. 

Für Dienstwagen eines Arbeitnehmers beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Bei einer behördlichen Fahrtenbuchauflage muss das Fahrtenbuch noch für sechs Monate aufbewahrt werden.

Nein, ein Fahrtenbuch zu führen, ist in Deutschland nicht generell Pflicht. Aber es entsteht eine Verpflichtung, wenn der/die Fahrer:in eines Fahrzeugs bei einem Verkehrsverstoß nicht ermittelt werden kann. In solchen Fällen kann die zuständige Behörde dem/der Fahrzeughalter:in das Führen eines Fahrtenbuchs gemäß § 31a der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) anordnen.

• Verkehrsverstoß ohne ermittelbaren Fahrer:in: Wenn nach einem Verkehrsverstoß der/die Fahrer:in nicht innerhalb der Verjährungsfrist von drei Monaten ermittelt werden kann, kann die Behörde dem/der Fahrzeughalter:in die Führung eines Fahrtenbuchs auferlegen.
• Fehlende Mitwirkung des Fahrzeughalter:in: Wenn der/die Fahrzeughalter:in nicht bei der Ermittlung des/der Fahrer:in mitwirkt, kann dies ebenfalls zur Anordnung eines Fahrtenbuchs führen.

Die Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuchs wird in solchen Fällen allerdings nicht rückwirkend auferlegt. Sie beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem die Behörde die Anordnung erlässt. Der/die Fahrzeughalter:in muss dann zukünftige Fahrten dokumentieren, um sicherzustellen, dass bei weiteren Verstößen der/die Fahrer:in ermittelt werden kann.

Doch wie erfolgt die Anordnung, wenn der/die Fahrer:in nicht bekannt ist? Die Anordnung richtet sich an den/die Fahrzeughalter:in, da dieser für die Nutzung seines Fahrzeugs verantwortlich ist. Die Behörde versucht zunächst, den/die Fahrer:in zu ermitteln, indem sie unter anderem Anhörungsbögen verschickt. Wenn dies erfolglos bleibt, wird die Fahrtenbuchauflage an den/die Halter:in des Fahrzeuges erteilt, um künftige Verstöße besser aufklären zu können.

Der Fahrzeughalter hat allerdings die Möglichkeit, gegen die Anordnung eines Fahrtenbuchs Widerspruch einzulegen.

Du nutzt ein Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke? Das solltest du beachten

Beim Führen eines Fahrtenbuchs, das vom Finanzamt anerkannt werden soll, sind einige wichtige Punkte zu beachten:

• Unveränderbarkeit: Einträge müssen manipulationssicher sein. Handschriftliche Fahrtenbücher sollten gebunden sein und keine losen Blätter oder Leerzeilen enthalten. Elektronische Fahrtenbücher müssen so programmiert sein, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder dokumentiert sind
• Vollständigkeit: Alle Fahrten müssen lückenlos und mit allen relevanten Details dokumentiert werden. Dazu gehören Datum, Uhrzeit, Kilometerstand, Reisezweck, Zielort und Name des Fahrers/der Fahrerin.
• Zeitnahe Dokumentation: Einträge sollten unmittelbar nach der Fahrt erfolgen, um die Glaubwürdigkeit zu gewährleisten. Nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen können zur Ablehnung des Fahrtenbuchs führen.
• Übereinstimmung mit Belegen: Das Finanzamt vergleicht das Fahrtenbuch mit anderen Belegen wie Tankquittungen. Unstimmigkeiten können zur Nichtanerkennung führen.
• Strenge Kontrolle: Das Finanzamt prüft Fahrtenbücher sehr genau. Bei Mängeln wird oft die 1%-Regelung angewendet, die steuerlich nachteilig sein kann.
• Keine Excel-Tabellen: Fahrtenbücher in Excel-Format werden nicht anerkannt, da sie leicht manipulierbar sind.
• Korrekte Kennzeichnung: Jede Fahrt muss als privat oder geschäftlich gekennzeichnet werden. Auch Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte solltest du dokumentieren.

Du kannst dein Fahrtenbuch auch digital führen. Die einzige Voraussetzung dabei ist: Die digitalen Einträge dürfen sich im Nachhinein nicht verändern lassen. 

Apps oder andere Fahrtenbuch-Softwares stellen sicher, dass die digitalen Aufzeichnungen bis zu zehn Jahre gespeichert werden. Und auch die weitere Verarbeitung der Daten ist denkbar unkompliziert. Wird die Steuer fällig, lassen sich alle Daten direkt ans Finanzamt oder in ein Steuerprogramm übertragen.

Auf Fahrtenbücher aus Excel-Tabellen oder anderen selbsterstellten Dateiformaten sowie Tonbandaufnahmen solltest du eher verzichten. Diese sind für offizielle Aufzeichnungen verboten.

Als Besitzer:in eines Firmenwagens musst du nicht zwingend ein Fahrtenbuch für die steuerliche Erfassung führen. Alternativ hast du in Deutschland die Möglichkeit nach § 8 Abs. 2, 3 und 5 EStG auf die sogenannte 1%-Methode zurückzugreifen. 

Bist du angestellt, darf dein:e Arbeitgeber:in über das genutzte Verfahren entscheiden. Unternehmen bevorzugen wegen der unkomplizierten Abwicklung meist die 1%-Regelung, um sich und dir Kontrollen und regelmäßige Eintragungen zu ersparen.

Als Arbeitnehmer:in zahlst du dabei unter Umständen allerdings ordentlich darauf. Fährst du nur selten private Strecken oder hast ein Auto mit einem hohen Bruttolistenpreis, lohnen sich Fahrtenbücher für dich mehr. In solch einem Fall solltest du deine Fahrten in jedem Fall dokumentieren, um dir zu viel gezahlte Steuern zurückzuholen. 

Denn auf Basis des prozentualen Regelsatzes muss monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises versteuert werden. Obendrauf kommen 0,03% pro gefahrenen Kilometer zur Arbeitsstätte. Für Angestellte mit einer weiten Anfahrt ein klarer Nachteil!

Apropos: In unserem Artikel zur Besteuerung von Dienstwagen findest du noch mehr hilfreiche Infos!

Ein Fahrtenbuch zu führen kann dir helfen, Steuern zu sparen, besonders wenn du deinen Firmenwagen nur selten privat nutzt. Wichtig ist, dass du es richtig führst, damit das Finanzamt es anerkennt. Dabei sind Fahrtenbuch-Apps und Software praktische Alternativen, solange sie manipulationssicher sind. Wenn du kein Fahrtenbuch führen möchtest, kannst du alternativ die 1%-Regel anwenden, die einfacher, aber nicht immer die günstigste Option ist. Entscheide je nach deiner Nutzung des Fahrzeugs, was für dich am besten passt!